すぐに使える？とり出せる？

情報を整理したり利用しようと思うのに、何からはじめていいのかわからない時があります。それは情報の「下ごしらえ」ができていないのかもしれません。

ちょっと待ってよ、どこにあったかな・・・

机の上に書類をとりあえず積み重ねてしまうことって、やっぱりあります。最初は数枚だったのに、気がつくと机の一角をどっしりと占有する量に。あの資料に確かこのことが書いてあったはずなんだけど・・・と思って資料を探すとき、どうするでしょうか？

「大丈夫。自分はどこに何があるかわかってるから！」

と思っていても、マジックみたいにナイフを刺しこんだら目的の資料が！なんてことはありません。せいぜい「この山のこの辺り」というところまでです。目星をつけてパラパラと紙をめくっていって、記憶にある資料の体裁の頼りに探していくことになります。どこだどこだ・・・。

本当に必要なのは「その書類に書かれた内容」です。それなのに、その書類を探すための手順が発生してしまい、本番までに時間も頭も使ってしまってもったいない。

情報でいうと？

机の上に積まれた資料を整頓するときにどうするかというと、裏になった紙をめくって表にしたり、上下逆さまになっていたら向きをそろえるでしょう。無理やり本が押し込まれた本棚なら、背表紙の向きをこちら側にしたり、１巻から順番に並べ直したりすると思います。

情報でも同様に「揃える」ことが必要です。出来事のように時間が含まれるものは、時系列で並べる。行動など動作に主体があるものは、主体を明確にする。こうすることで、情報を探して内容を理解するまでにかかる労力を減らすことができます。

情報を利用するたびに、毎回積み重なった山の中から探すのは大変です。あらかじめ下ごしらえをしておきましょう。

 

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